Dokumentenmanagement - Ein Schlüsselfaktor in Geschäftsprozessen

Der weitaus größte Teil an Informationen im Geschäftsalltag liegt in Dokumentenform vor. Nach Schätzungen haben diese unstrukturierten Daten, wie Texte, E-Mails, Multimedia, Formulare, Akten und andere Dokumente, an sämtlichen im Unternehmen entstehenden Informationen einen Anteil von 80 Prozent. Obwohl dieser Informationsbestand Ausgangsbasis vieler Geschäftsprozesse ist, werden Dokumente jedoch nur selten systematisch verwaltet.

Informationsmanagement muß deshalb zuerst Dokumentenmanagement sein.

Der schnelle Zugang zu Informationsobjekten aller Art - intuitiv oder vorgangsbezogen - ist Voraussetzung für die effiziente Gestaltung betrieblicher Abläufe. Das gemeinsame Nutzen von Dokumenten und deren elektronisches Verteilen in der Arbeitsgruppe eliminiert Such- und Transportzeiten, die sonst mehr als die Hälfte des Bearbeitungsaufwandes binden. In einem DMS legen Sie Dokumente so ab, damit sie später blitzschnell wiedergefunden werden. Das geschieht über sogenannte Dokumentenprofile, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen.